パソコンで仕事をするならフォルダを整理!おすすめの方法も紹介

今の時代にはパソコンを使った仕事が増えていますが、整理されていないと、作業に支障が出てしまいませんか?クライアント様にファイルを送信したら、違う取引先のファイルを送信してしまった…なんてよくある失敗を、管理できていたら回避できます。僕自身やってみたおすすめの方法を紹介しますね。

僕はwebライターとして仕事をしており、パソコンを使って文章をメインに書いています。

 

ちなみにwebライターってなに?と興味がある人は過去の紹介した記事があるので、それをチェックしてみてくださいね。

  1. Webライターになるにはどうするの?未経験・初心者から脱皮するには? | メガネ通信

 

簡単に紹介するとパソコンばかり使って仕事をしていて、ほとんどの時間パソコンを使っていると思っていいでしょうね。

 

そして取引先の人にファイルを送信して、やっと仕事が完了するのですが、このファイルがどこに行ったのかわからなくなった経験があるんですよね。

 

そんな痛い経験があったことから、ファイルを整理するという習慣が身についてきたので、その方法について今回は紹介します。

メガネさん
メガネさん

ちなみに僕はズボラなので、パソコンに水をこぼしてしまい、取引先の人に迷惑をかけた経験もありました。そんな人でも整理する習慣がついた方法です!

 

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僕が経験したパソコンを使った仕事で感じたこと

パソコン使った仕事にはさまざまなものがありますが、どのジャンルに関しても、ファイルが管理できていないとストレスがたまってしまうでしょう。

 

最初は僕もファイルの整理が面倒で、デスクトップにファイルが散乱していましたが、失敗を重ねるごとに整理するクセがついてきました

 

ちなみに僕はwebライターというネットを通じて仕事をしているため、少し失敗をしたら信用がなくなってしまいます。

 

ネットビジネスについて知りたい人は、そのことについて紹介した記事があるので見てみてね。

メガネさん
メガネさん

少なからず僕が経験したパソコンを使った仕事は、スピード勝負で数をたくさんのファイルを生産しないと、報酬がアップしていきませんでした。その経験について紹介しますね。

  1. ネットビジネスを使ってフリーランスになって感じたメリットは? | メガネ通信

 

整理されたパソコンだと仕事が早くなるは本当

僕が経験したパソコンを使った仕事は、ほとんどが上記でも紹介したネットビジネス。それと今でも事務をしているので、それ関連のファイルを使いわけています。

 

複数のジャンルを1台のパソコンを使って作業しているので、ファイルを整理していないと、どこに何があるのかわからなくなってしまうんですよね…。

 

ファイルによったら名前が英数字になっていて、何のファイルかわからなくなったという経験もあります。そんな状態だとひとつずつ確認する必要があって、時間がかかってしまいました

メガネさん
メガネさん

ファイル探しはストレスがたまって、頭痛の原因だったよ。

 

ところがファイル名を付けるだけでも、大体の記憶で場所さえ把握していれば、すぐに見つけられますよね?その浮いた時間で別の仕事をこなしてしまえば、その分余計に報酬がアップ。

 

webライターとはそんな小さな積み重ねで、報酬がアップする仕事でもあります。そこで常に仕事の効率化をアップさせるために、さまざまな方法を試しているんですよ。

 

過去に紹介した記事には、こんな方法で仕事に対する集中力を高めて、仕事量を増やしていました。

  1. 仕事に集中できないのは脳が疲れているから?原因と対処法を紹介! | メガネ通信

 

今勉強中のプログラミングはフォルダを整理する必要あり!

僕が挑戦しているネットビジネスは、仕事量が多いと報酬が高くなるとわかったので、今現在では違うジャンルにも手を出しています。それがプログラミング。

 

名前は聞いたことある!という人は多いでしょうが、この仕事もパソコンがないと成立しない仕事です。

 

専用のコードを打ち込んでいき、その打ち込んだ後のファイルを残していかないといけません。

 

そのファイルが正しい位置にないと、正常に動かなくなってしまいます。そこで重要になってくるのがファイルを整理するためにあるフォルダ。

 

これをしっかり管理すると、エラーが起きにくくて安心できるでしょう。ちなみに今はコーディングという技術を学んでいるので、その記事も以下でチェックしてみてくださいね。

  1. コーディング初心者のwebライターが勉強開始!HTMLやCSSとは? | メガネ通信

 

ファイルを管理するにはフォルダにまとめて整理

上記でも紹介したように、パソコン内部を整理するには、どのパソコンにもついているフォルダ機能を使いこなしたほうがいいでしょう。

 

当たり前じゃん!と思う人が多いでしょうが、意外にこれができている人は少なく、僕もそのひとりでした。

 

誰でもフォルダを利用しているでしょうが、細かい工夫で早く大切なファイルを見つけられますよ。

メガネさん
メガネさん

ただフォルダにファイルを保存するだけでなく、重要なフォルダを見分けられるように工夫したほうがいいんです!

 

わかりやすくフォルダが見られるように記号を使うといい

まず僕がしているファイルの整理対策ですが、フォルダにファイルを入れるのは当たり前!

 

よく使うフォルダや今取引している相手の名前を記入して、その頭に●や★といった記号を書き入れています

 

こうすると詳細表示にして名前の順序を変えると、一番上に表示してくれるんです!詳細表示でなくても、フォルダ名をパッと見ただけでも、目につきやすくて安心!

 

この方法に変えてから、ファイル探しに時間を割かなくてよくなりましたね。すぐにできる方法なので、パソコンが整理されていない人は、すぐにやってみてくださいね。

 

一時的に使うものはショートカット機能を利用

過去に取引をしていたけど、今は連絡もしていない…。と思っていたら忘れたころに、取引を再開したいと連絡してくる取引先の人がいないでしょうか?

 

過去に仕事をした後のファイルは、念のため僕はすべて残しているのですが、そのフォルダをまたデスクトップ上に出してくるのが面倒…と思っていました。

メガネさん
メガネさん

だってまた連絡が途絶えたら、フォルダを整理した元の位置に戻さないといけないじゃん…。

 

そう思って考え出された方法がショートカット機能!これを使えば無理にフォルダを引っ張り出さなくても、すぐにデスクトップ上に表示できますよ。

 

しかも途中で連絡が途絶えたとしたら、ショートカットを消すだけ。再びフォルダの整理をしなくて済むので、かなり楽になりました。

 

ちなみに最初にパソコンが濡れてしまったといいましたが、その際に壊れなかったHDDも、バックアップとしてリサイクルで使っています。

 

その際にもショートカット機能を使っており、パソコンから接続を解除しても表示が変わるだけで、また繋いだら使えるようになるんですよね。

メガネさん
メガネさん

ショートカット機能がこんなに便利なものと思いませんでした!

 

仕事でよく使うフォルダはデスクトップに配置!

効率よく仕事するためには頻繁に使うフォルダを整理するのは良しとして、そのフォルダの位置もよく考えて移動させています。とくによく使うところといえば、デスクトップ上!

 

最初は絶対に誰でも見える場所だからこそ、よく使うフォルダはデスクトップに配置するだけで、パソコンで仕事をしていてストレスがかなり減りました。

メガネさん
メガネさん

デスクトップって整理する上で、それくらい重要な部分!だからこそ注意するべき点もたくさんあるんですよ。

 

デスクトップにファイルばかりあると仕事で失敗する可能性大

デスクトップ上はたしかによく目にする部分のため、すぐに仕事で手を付けるものは、ファイルでも出しておく場合もあります。

 

ところが優先順位に関係なく、面倒だからと整理せずにそのままファイルを出しておくと、どれが重要な仕事だったか忘れてしまうんですよね。

 

これが原因で僕は納期に間に合わずに、取引先の人に迷惑をかけてしまいました。

 

今ではスケジュール帳やホワイトボードで、優先順位などがわかるようにしていますが、当時は本当に仕事をなめていたと思っています。

 

そんな失敗経験をまとめた記事もあるので、同じ失敗をしないように、参考にしてみてください。

  1. 底辺WEBライターである僕が収入を少しでも上げる努力をした結果 | メガネ通信

 

フォルダの階層にも意識を!奥深くのファイルは忘れてしまう!

ファイルをフォルダに入れておけば安心…なんて思っている人も、失敗する可能性が高くなりますよ。それはどこに自分が整理したファイルがあるのかわからなくなるケース。

 

上記で紹介した失敗を経験してしまい、無駄に整理を意識しすぎた結果、ジャンル分けをしすぎて奥底に大切なファイルがあった…という経験をしました

 

今思うとバカだったと思いますが、失敗による焦りがあると、変な行動をしてしまうものですね。今となってはフォイルの階層は2つか、多くて3つまでがちょうどいいと思います。

  1. デスクトップ上にあるフォルダは重要なものだけに
  2. よく使うフォルダは最初に記号を付けて見やすく整理
  3. フォルダの階層は多くて3つまでにする

 

フォルダを整理するのが面倒な人必見!おすすめフリーソフト!

上記のように工夫をすれば、簡単にパソコン内を整理できてしまい、仕事が効率よくなります。ところが意外に最初から整理するとなると、手間がかかってしまって面倒になるでしょう。

 

そこである程度フォルダの整理ができたら、以下のフリーソフトを使って見てください。僕もここ最近このソフトの存在を知って使い出しました。

メガネさん
メガネさん

このフリーソフトのすごいところは、色分け機能とショートカット機能だよ!以下のサイトからダウンロードしてみてね。

  1. フェンリルのダウンロード先はこちら
  2. フェンリルの詳しい使い方はこちら

 

パソコンを使うならFenrirFS!ラベルが付けられて安心!

使いたいファイルが見つからない原因は、どれも同じ表示で名前だけを見て確認しているからですよね?

 

ところがこのフリーソフトは、予めチェックしておいたフォルダやファイルにラベルが付けられます。

 

 

ラベルには色分けができるようになっており、その上一言コメントが付けられるので、さらに見やすくなるんです。

 

ちなみに僕は趣味でラジオを始めたのもあり、その録音したファイルも別にあります。そしてこのブログでも公開している、カメラの趣味もあるんです。詳しくは過去の記事に掲載してあります。

  1. ラジオ配信アプリのspoonは使い方が豊富!配信方法や編集方法も紹介! | メガネ通信
  2. 今のスマホのカメラはレベルが高いけどカメラの良さも知っておこう! | メガネ通信

 

これも同じパソコンに保存してあり、さすがにしっかり管理していないと仕事上でも支障が出てしまいますが、これだとパッと見たら見分けがつくように整理できますね。

 

ソフト内だけだから削除してもパソコン内では残っている

しかもこのフリーソフトのもっといいところは、この表示の部分はすべてショートカットになっています。つまり間違えて消去してしまっても、元のフォルダやファイルが消えていません

 

このソフト上にだけ表示してある状態というわけですね。フェンリルをダウンロードする前に、今のキャッチコピーで紹介されていました。

 

音楽の管理がiTunesなら、ファイル管理はFenrirFS

 

まさにこの言葉のとおりで、iTunesでも画面上でファイルを消去しても、パソコン上では消えていませんよね?その感覚でファイルを整理できるというわけです。

 

仕事をした後のパソコンはいつも悲惨だったから整理できて満足

webライターは仕事が終わった後も、修正の依頼が来る場合もあり、念のためファイルを消去しないほうがいいんです。

 

つまり仕事が終わった後に整理していないと、パソコン上が悲惨になっていました。

 

ところが整理を始めてからは、とくにデスクトップ上はきれいな状態のまま。安心して仕事がいつでも続けられています。

 

とくにネットビジネスに挑戦している人は、是非パソコンを整理してみてください。

メガネさん
メガネさん

整理されていないパソコンだと、作業に集中できませんでしたが、今ではそれも気にならなくなりました。それくらい結果が出ているのでしょうね。

この記事を書いたのは…

メガネさん

元美容師webライター

元美容師が手荒れからWEBライターに転向。手荒れでも不自由なく生活できており、むしろ仕事で困らなくなりました。手荒れでも困らない人のために情報発信!今はプログラミングの勉強中です。

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